Cách viết email xin nghỉ phép đơn giản nhất

Ai đi làm cũng có lúc bị ốm hoặc có việc riêng cần nghỉ, nhưng không phải ai cũng biết cách viết email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh sao cho lịch sự và chuyên nghiệp. Một lá thư xin nghỉ ngắn gọn, đúng chuẩn không chỉ giúp bạn thể hiện sự tôn trọng với cấp trên, mà còn thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp trong môi trường quốc tế. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách viết mail xin sick leave/absent chi tiết, kèm theo cấu trúc, mẫu câu và ví dụ thực tế, để bạn có thể áp dụng ngay trong công việc.

I. Vai trò của email tiếng Anh xin nghỉ phép

Vai trò của email tiếng Anh xin nghỉ phép

1. Cung cấp thông tin chính thức và minh bạch

Email là một tài liệu chính thức, ghi lại bằng chứng cụ thể về yêu cầu nghỉ phép của nhân viên. Nó xác định rõ ràng:

• Mục đích: Xin nghỉ phép (Annual leave, sick leave, unpaid leave, v.v.).
• Thời gian cụ thể: Ngày bắt đầu và ngày dự kiến trở lại làm việc.
• Cơ sở: Đôi khi cần đính kèm các tài liệu chứng minh (ví dụ: giấy chứng nhận y tế cho sick leave) nếu công ty yêu cầu.

2. Tạo hồ sơ lưu trữ cho bộ phận Nhân sự 

Email được lưu trữ trên hệ thống, giúp Bộ phận Nhân sự (HR) dễ dàng theo dõi và quản lý số ngày nghỉ còn lại của nhân viên theo quy định của công ty và luật lao động. Việc này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các chính sách nhân sự.

3. Cơ sở để phê duyệt 

Người quản lý cần email này để xem xét tình hình công việc chung của nhóm, tính toán khối lượng công việc, và đưa ra quyết định phê duyệt chính thức. Email rõ ràng, đầy đủ thông tin sẽ đẩy nhanh quá trình này.

4. Đảm bảo công việc không bị gián đoạn

Đây là vai trò quan trọng nhất. Email xin nghỉ phép không chỉ là thông báo mà còn bao gồm:

• Kế hoạch bàn giao (Handover Plan): Nêu rõ những nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào còn dang dở.
• Người thay thế (Coverage/Backup): Chỉ rõ tên đồng nghiệp sẽ phụ trách công việc của bạn trong thời gian bạn vắng mặt, kèm theo thông tin liên lạc của họ.
• Cam kết: Thể hiện tinh thần trách nhiệm bằng cách hứa hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp trước khi nghỉ hoặc cam kết theo dõi email (đối với những trường hợp khẩn cấp).

II. Cấu trúc và cách viết mail xin sick leave/absent

Cấu trúc và cách viết mail xin sick leave/absent

1. Tiêu đề (Subject Line)

Tiêu đề cần phải ngắn gọn, trực tiếp và có thể tìm kiếm dễ dàng trong hộp thư.

2. Lời chào (Salutation)

Luôn sử dụng lời chào trang trọng (Formal Greeting), hướng đến cấp trên trực tiếp hoặc người phụ trách nhân sự.

• Dear Mr./Ms. [Tên Quản lý], (Thân gửi Ông/Bà [Tên Quản lý],)
• Dear [Tên Quản lý], (Thân gửi [Tên Quản lý],)

3. Phần nội dung chính (body paragraphs)

Nội dung cần tuân thủ cấu trúc ba phần: Nêu mục đích, Giải thích và Bàn giao.

3.1. Câu mở đầu: nêu lý do và thời gian (purpose and duration)

Ngay lập tức đi thẳng vào vấn đề: bạn xin nghỉ vì lý do gì và trong bao lâu.

3.2. Câu thứ hai: Giải thích lý do 

Bạn chỉ nên giải thích ngắn gọn về tình hình sức khỏe hiện tại.

• I woke up feeling unwell/with a high fever/stomach flu and need to rest. (Tôi thức dậy với cảm giác không khỏe/sốt cao/bị cúm dạ dày và cần nghỉ ngơi.)
• My doctor has advised me to take a few days off to recover completely. (Bác sĩ của tôi đã khuyên tôi nên nghỉ vài ngày để hồi phục hoàn toàn.)
• The situation requires my immediate attention outside of the office. (Tình hình này yêu cầu tôi phải giải quyết ngay lập tức bên ngoài văn phòng.)

3.3. Đoạn bàn giao công việc 

Đây là phần quan trọng nhất, thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn.

• Bàn giao: Nêu rõ người phụ trách thay thế (backup).
  • I have already transferred my urgent tasks to [Tên đồng nghiệp], who is aware of all pending matters. (Tôi đã chuyển giao các nhiệm vụ khẩn cấp của mình cho [Tên đồng nghiệp], người biết tất cả các vấn đề đang chờ xử lý.)
  • [Tên đồng nghiệp] has kindly agreed to cover my urgent responsibilities in my absence. ([Tên đồng nghiệp] đã vui lòng đồng ý đảm nhiệm những trách nhiệm cấp bách của tôi khi tôi vắng mặt.)
• Cam kết: Xác định khả năng liên lạc của bạn.
  • I will check my email periodically for urgent matters. (Tôi sẽ kiểm tra email thường xuyên để xử lý những vấn đề khẩn cấp.)
  • For critical issues, I can be reached on my phone at [Số điện thoại]. (Đối với những vấn đề nghiêm trọng, có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại của tôi tại [Số điện thoại].)

Lưu ý: Nếu nghỉ ốm, bạn nên nói rõ là không thể liên lạc: "I will be completely offline to focus on my recovery."

4. Lời kết và chữ ký (Closing and Signature)

Kết thúc bằng lời cảm ơn và thể hiện mong muốn được quay lại làm việc sớm.

III. Sample email xin sick leave/absent

Mẫu email xin nghỉ do bị ốm hoặc gặp vấn đề sức khỏe.

Subject: Sick Leave Request

Dear [Manager’s Name],

I am writing to inform you that I am not feeling well and will need to take sick leave from [start date]. I expect to return to work by [end date], but I will keep you updated on my condition.

Please let me know if you require any medical documentation or further information. Thank you for your understanding.

Best regards,

[Tên bạn]

[Chức danh]

[Thông tin liên hệ]

Mẫu email xin nghỉ do lý do cá nhân.

Subject: Vacation Leave Request

Dear [Manager’s Name],

I would like to request vacation leave from [start date] to [end date]. I plan to travel during this time and will make sure that all my responsibilities are covered before my leave. During my absence, [Colleague’s Name] will take over [specific tasks or responsibilities] to ensure everything runs smoothly.

Please let me know if you have any concerns or require additional information.

Thank you for your consideration, and I look forward to your approval.

Sincerely,

[Tên bạn]

[Chức danh]

[Thông tin liên hệ]

Tham khảo các khóa học cơ bản của STUDY4:

👉[Practical English] Ngữ pháp tiếng Anh từ A-Z

👉[IELTS Fundamentals] Từ vựng và ngữ pháp cơ bản IELTS

👉[Complete TOEIC] Chiến lược làm bài - Từ vựng - Ngữ pháp - Luyện nghe với Dictation [Tặng khoá TED Talks]

Hoặc bạn có thể xem thêm COMBO CƠ BẢN để nhận thêm nhiều ưu đãi hơn!

Lời kết

Việc biết cách viết mail xin nghỉ ốm hoặc vắng mặt bằng tiếng Anh không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin rõ ràng, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế trong giao tiếp công sở. Hãy luôn nhớ rằng một email hay không cần dài dòng, chỉ cần ngắn gọn, lịch sự và đúng trọng tâm. Nếu bạn luyện tập thường xuyên, kỹ năng viết email của bạn sẽ ngày càng tự nhiên và chuẩn mực hơn - một điểm cộng lớn trong môi trường làm việc quốc tế.