Hướng dẫn cách làm bài TOEIC Writing dạng Respond to a written request dễ dàng nhất

TOEIC Writing Part 2 là phần thi nhằm đánh giá khả năng viết phản hồi một cách chuyên nghiệp trong môi trường công việc. Các câu hỏi trong phần này thường yêu cầu phản hồi lại một email cho sẵn bằng cách đưa ra lời khuyên, xác nhận thông tin, đề xuất lịch trình hoặc trả lời các thắc mắc liên quan đến công việc. Trong bài viết này, STUDY4 sẽ hướng dẫn bạn cách để có thể hoàn thành câu trả lời cho câu hỏi số 6 và 7 trong đề thi TOEIC Writing Part 2 một cách đầy đủ, mạch lạc và hiệu quả.

I. Tổng quan về TOEIC Writing Part 2 Respond to a written request 

1. Giới thiệu về TOEIC Writing Part 2 Respond to a written request 

Tổng quan về TOEIC Writing Part 2

TOEIC Writing Part 2 bao gồm các câu hỏi số 6 và 7 trong đề thi, yêu cầu thí sinh viết phản hồi cho một bức thư hoặc email cụ thể, đây là phần thi nhằm đánh giá khả năng giao tiếp bằng văn bản trong môi trường công việc.

Xem thêm: Cấu trúc đề thi TOEIC Writing

Khi làm bài, thí sinh sẽ thấy một đoạn email xuất hiện trên màn hình, kèm theo hướng dẫn hoặc câu hỏi. Trước tiên, bạn cần đọc kỹ toàn bộ nội dung email để nắm được thông tin quan trọng, sau đó viết câu trả lời dựa trên các yêu cầu đã cho. TOEIC Writing Part 2 thường yêu cầu bạn đưa ra lời khuyên, xác nhận thông tin, đề xuất lịch trình hoặc trả lời các thắc mắc liên quan đến công việc. Tổng thời gian làm bài là 10 phút, do đó việc quản lý thời gian hợp lý là rất quan trọng.

Ví dụ:

Directions: In this part of the test, you will show how well you can write a response to an email.

Your response will be scored on.

• The quality and variety of your sentences
• Vocabulary and grammar
• Organization

You will have 10 minutes to read and answer each email.

Directions: Read the email.

2. Các tiêu chí đánh giá bài thi TOEIC Writing Part 2

Bài viết của thí sinh được chấm dựa trên độ chính xác, tính đầy đủ và khả năng sử dụng ngôn ngữ. Cụ thể:

II. Các bước viết TOEIC Writing Part 2 một cách hiệu quả

Cách viết TOEIC Writing Part 2 Respond to a written request 

1. Bước 1: Hiểu rõ nội dung Email và yêu cầu của đề bài

1.1. Xác định nhanh chủ đề của Email

Trong TOEIC Writing Part 2, mỗi email có thể xoay quanh nhiều chủ đề khác nhau: từ lên lịch họp, phản hồi dự án, yêu cầu hỗ trợ, cho tới đề xuất ý tưởng công việc. Việc xác định chính xác chủ đề ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh trả lời lệch hướng.

Ví dụ:

"From: Linda Tran
To: You
Subject: Scheduling a Client Meeting
Date: September 28, 2025

Dear [Your Name],
I am planning a meeting with our client next week and would like to know your availability. Could you suggest a convenient time? Also, please advise if there are any documents we should prepare before the meeting.
Best regards,
Linda"

Trong trường hợp này, chủ đề của email là sắp xếp thời gian họp với khách hàng và chuẩn bị các tài liệu liên quan.

1.2. Đọc kỹ phần “Directions” (Hướng dẫn)

Phần hướng dẫn cung cấp thông tin quan trọng về những gì bạn cần trả lời trong email. Thông thường, các hướng dẫn sẽ:

• Xác định vai trò của bạn trong bức thư phản hồi.
• Nêu rõ những nội dung bắt buộc phải có trong phần thân email (thường là 2–3 nhiệm vụ).

Ví dụ, phần hướng dẫn cho email trên có thể yêu cầu bạn:

1. Đề xuất thời gian họp thuận tiện.

2. Xác nhận khả năng tham gia.

3. Đề xuất các tài liệu cần chuẩn bị.

Việc đọc kỹ hướng dẫn sẽ giúp bạn tránh bỏ sót thông tin quan trọng, đồng thời đảm bảo rằng câu trả lời đáp ứng đủ yêu cầu của đề.

2. Bước 2: Xây dựng cấu trúc câu trả lời

2.1. Tham khảo cấu trúc email mẫu đạt điểm cao

Một email phản hồi mẫu thường bao gồm các phần cơ bản sau:

- Greeting (Lời chào)

- Opening statement (Câu mở đầu, lời chào hỏi và cảm ơn)

- Supporting information 1, 2, 3 (Trả lời từng yêu cầu của đề bài)

- Concluding statement & Request for Action (Lời kêu gọi hành động hoặc xác nhận)

- Closing (Lời kết email)

Ví dụ trả lời cho email của Linda có thể như sau:

"Dear Linda,
Thank you for your email. I am available on Wednesday morning or Friday afternoon for the meeting. Regarding the documents, I suggest preparing the project report and the client’s feedback summary. Please let me know which time works best for you.
Best regards,
[Your Name]"

Cấu trúc rõ ràng giúp người chấm dễ dàng theo dõi ý tưởng của bạn và thể hiện khả năng viết email chuyên nghiệp.

2.2. Sử dụng các từ vựng và cụm từ phổ biến trong email

Ngôn ngữ sử dụng trong email cần linh hoạt tùy thuộc vào đối tượng nhận email:

• Trang trọng: gửi tới quản lý, khách hàng, hoặc cấp trên
• Ít trang trọng: gửi tới đồng nghiệp, bạn bè hoặc người ngang hàng

Một số từ/cụm từ phổ biến bạn nên sử dụng trong bài viết:

III. Bài mẫu TOEIC Writing Part 2 câu 6-7 Respond to a written request 

Ví dụ 1

Direction:

Read the Email below. Respond to the email pretending you were one of the head officers in the school. Make three suggestions and ask two questions to clarify things about the concern.

Email:

From: President of Student Affairs

To: Department Heads

Subject: Mini Library for each department

Sent: December 1, 2011

"Dear Department Heads,

We will start a small project to build a mini library in each department to give students a chance to study more. We would like your participation and suggestions as head officers. Please let us know your inquiries so we can come up with good ideas.

Best regards,

President of Student Affairs"

Bài viết mẫu:

"Dear Sir/Madam,

Thank you for your email regarding the mini library project. As one of the head officers, I would like to propose the following suggestions: first, we could allocate a small budget for purchasing new books and educational materials; second, we might involve students in organizing and maintaining the mini library; third, we can set up a schedule for staff members to assist students during peak hours.

Regarding your inquiries, I would like to ask: what is the expected timeline for completing the mini library? Also, are there any specific themes or subjects we should focus on for each department?

I look forward to your guidance and am happy to participate in further planning.

Best regards,

[Your Name]"

Dịch nghĩa:

"Kính gửi Quý Ông/Bà,

Cảm ơn email về dự án thư viện mini. Với tư cách là một trong những trưởng bộ môn, tôi xin đề xuất các gợi ý sau: thứ nhất, chúng ta có thể phân bổ một khoản ngân sách nhỏ để mua sách và tài liệu học tập mới; thứ hai, chúng ta có thể kêu gọi sinh viên tham gia tổ chức và duy trì thư viện mini; thứ ba, chúng ta có thể lập lịch cho nhân viên hỗ trợ sinh viên vào các giờ cao điểm.

Liên quan đến các thắc mắc của quý vị, tôi muốn hỏi: thời gian dự kiến hoàn thành thư viện mini là khi nào? Ngoài ra, có chủ đề hoặc môn học cụ thể nào mà chúng ta nên tập trung cho từng bộ môn không?

Tôi mong nhận được hướng dẫn và sẵn sàng tham gia vào các bước lập kế hoạch tiếp theo.

Trân trọng,

[Tên bạn]"

Ví dụ 2

Direction:

Read the Email below. Reply as a marketing manager. Suggest two promotional activities and ask one question regarding the budget.

Email:

From: CEO

To: Marketing Department

Subject: Product Launch Campaign

Sent: March 5, 2025

"Dear Marketing Team,

We are planning to launch a new product next month. Please prepare a promotional campaign and let us know your ideas. We also need information regarding budget allocation.

Best regards,

CEO"

Bài viết mẫu:

"Dear CEO,

Thank you for your email regarding the upcoming product launch. As the marketing manager, I would like to propose two promotional activities: first, we could run an online social media campaign to engage our target audience; second, we can organize a live event to introduce the product and invite key influencers.

Regarding the budget, could you please confirm the maximum amount we are allowed to allocate for this campaign?

I look forward to your feedback and am ready to start planning immediately.

Best regards,

[Your Name]"

Dịch nghĩa:

"Kính gửi Giám đốc,

Cảm ơn email về việc ra mắt sản phẩm sắp tới. Với vai trò là trưởng phòng marketing, tôi xin đề xuất hai hoạt động quảng bá: thứ nhất, chúng ta có thể chạy chiến dịch trên mạng xã hội để thu hút khách hàng mục tiêu; thứ hai, tổ chức một sự kiện trực tiếp để giới thiệu sản phẩm và mời những người ảnh hưởng quan trọng.

Về ngân sách, xin xác nhận tổng mức chi tối đa mà chúng tôi được phép phân bổ cho chiến dịch này là bao nhiêu?

Tôi mong nhận được phản hồi và sẵn sàng bắt đầu lên kế hoạch ngay lập tức.

Trân trọng,

[Tên bạn]"

Ví dụ 3

Direction:

Read the Email below. Respond as the HR manager. Suggest three ways to improve staff training and ask one question about the schedule.

Email:

From: CEO

To: HR Department

Subject: Staff Training Program

Sent: August 10, 2024

"Dear HR Team,

We need to improve the staff training program for the upcoming quarter. Please provide your suggestions and let us know if any resources are required.

Best regards,

CEO"

Bài viết mẫu:

"Dear CEO,

Thank you for your email regarding staff training improvements. I would like to propose three suggestions: first, we could introduce online modules to allow flexible learning; second, organize monthly workshops with external experts; third, implement a mentorship program pairing experienced staff with new employees.

Regarding scheduling, could you please confirm the preferred dates for launching the new training sessions?

Looking forward to your feedback and ready to implement these suggestions.

Best regards,

[Your Name]"

Dịch nghĩa:

"Kính gửi Giám đốc,

Cảm ơn email về việc cải thiện chương trình đào tạo nhân viên. Tôi xin đề xuất ba gợi ý: thứ nhất, triển khai các module học trực tuyến để học viên linh hoạt về thời gian; thứ hai, tổ chức các hội thảo hàng tháng với chuyên gia bên ngoài; thứ ba, thiết lập chương trình cố vấn, ghép nhân viên giàu kinh nghiệm với nhân viên mới.

Về lịch trình, xin xác nhận các ngày dự kiến triển khai các buổi đào tạo mới là khi nào?

Mong nhận được phản hồi và sẵn sàng triển khai các gợi ý trên.

Trân trọng,

[Tên bạn]"

Ví dụ 4

Direction:

Read the Email below. Respond as the operations manager. Suggest two improvements for the workflow and ask one question about resources.

Email:

From: CEO

To: Operations Department

Subject: Workflow Optimization

Sent: July 15, 2025

"Dear Operations Team,

We need to improve our current workflow to increase productivity. Please provide your suggestions and let us know what resources are required to implement the changes.

Best regards,

CEO"

Bài viết mẫu:

"Dear CEO,

Thank you for your email regarding workflow optimization. As the operations manager, I would like to propose two improvements: first, we could implement a new project management software to better track tasks and deadlines; second, reorganize the team into smaller subgroups to handle tasks more efficiently.

Regarding resources, could you please clarify the budget available for implementing these changes?

I look forward to your feedback and am ready to start planning immediately.

Best regards,

[Your Name]"

Dịch nghĩa:

"Kính gửi Giám đốc,

Cảm ơn email về việc tối ưu hóa quy trình làm việc. Với vai trò trưởng phòng vận hành, tôi xin đề xuất hai cải tiến: thứ nhất, triển khai phần mềm quản lý dự án mới để theo dõi công việc và hạn chót tốt hơn; thứ hai, tổ chức lại đội ngũ thành các nhóm nhỏ hơn để xử lý công việc hiệu quả hơn.

Về nguồn lực, xin xác nhận ngân sách có sẵn để triển khai các thay đổi này là bao nhiêu?

Mong nhận được phản hồi và sẵn sàng bắt đầu lập kế hoạch ngay lập tức.

Trân trọng,

[Tên bạn]"

Ví dụ 5

Direction:

Read the Email below. Respond as the customer service manager. Suggest three actions to improve customer satisfaction and ask one question about customer feedback channels.

Email:

From: CEO

To: Customer Service Department

Subject: Enhancing Customer Satisfaction

Sent: October 12, 2024

"Dear Customer Service Team,

Our company wants to improve overall customer satisfaction. Please provide suggestions for improvement and any additional support you might need.

Best regards,

CEO"

Bài viết mẫu:

"Dear CEO,

Thank you for your email regarding customer satisfaction. As the customer service manager, I would like to suggest three actions: first, conduct monthly training sessions for our team to handle complaints more efficiently; second, introduce a loyalty program to reward repeat customers; third, implement a follow-up system to ensure customer concerns are resolved promptly.

Regarding feedback, could you please let me know if there are any preferred channels or tools for collecting customer opinions?

I look forward to your guidance and am ready to implement these actions.

Best regards,

[Your Name]"

Dịch nghĩa:

"Kính gửi Giám đốc,

Cảm ơn email về việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Với vai trò trưởng phòng chăm sóc khách hàng, tôi xin đề xuất ba hành động: thứ nhất, tổ chức các buổi đào tạo hàng tháng cho đội ngũ để xử lý khiếu nại hiệu quả hơn; thứ hai, triển khai chương trình khách hàng thân thiết để thưởng cho khách hàng quay lại; thứ ba, áp dụng hệ thống theo dõi để đảm bảo các vấn đề của khách hàng được giải quyết kịp thời.

Về phản hồi, xin xác nhận liệu có kênh hoặc công cụ cụ thể nào mà quý công ty muốn sử dụng để thu thập ý kiến khách hàng không?

Mong nhận được hướng dẫn và sẵn sàng triển khai các hành động này.

Trân trọng,

[Tên bạn]"

Lời kết

TOEIC Writing Part 2 không chỉ kiểm tra kỹ năng viết mà còn đánh giá khả năng tư duy logic, tổ chức ý tưởng và sử dụng ngôn ngữ phù hợp với từng đối tượng người nhận. Bằng cách nắm vững cấu trúc email chuẩn, làm quen với các cụm từ phổ biến, và luyện tập với các bài viết mẫu, thí sinh có thể tự tin viết phản hồi hiệu quả, chính xác và chuyên nghiệp. Hãy thường xuyên luyện tập các tình huống khác nhau để nâng cao khả năng phản ứng nhanh, đồng thời phát triển phong cách viết rõ ràng, dễ hiểu và thuyết phục.